I.E. Intelligence événementielle

Total - Convention ENCO

Total - Convention ENCO

Chiffres clés

• 105 Top Managers
• 35 sessions d'interactivité
• 97 % de participation
 
Problématique
 
Chaque année, la division ENCO de TOTAL organise un séminaire de 3 jours durant lequel les Top Managers évoquent le bilan de l'année passée et les orientations stratégiques de l'année à venir.
L'équipe en charge de l'organisation souhaitait s'appuyer sur un système digital permettant de couvrir la préparation de l'événement (Emailing, site web de présentation, Inscription...) d'une part, et d'animer les différents temps forts des sessions en plénière d'autre part, en introduisant des solutions d'interactivité engageant les managers et génératrices de contenus.
 
Les solutions mises en oeuvre
 
Applidget a proposé l'utilisation des plateformes Registration & Live. Grâce à cette solution logicielle, Total a bénéficié d'un outil utilisable pour les 2 phases de l'événement.
En amont, chaque manager potentiellement participant a reçu un emailing d'invitation le redirigeant vers le site web du séminaire qui avait pour but :
  • d'informer les managers (Programme, hébergement, informations pratiques)
  • de procéder à leur inscription avec possibilité de remplir une fiche d'identité
  • d'avoir accès à un espace personnel avec login/password avec récapitulatif de leurs informations
  • de pouvoir consulter la liste des participants sous forme de trombinoscope
Lors de l'événement, cette web application était disponible pour consulter :
  • l'ordre du jour
  • les plans de salle
  • les documents présentés (PDF, PPT...)
La web application a également été exploitée afin d'engager les participants via les modules du logiciel Live suivants:
  • Quizz: Ice breaker de 15 questions ludiques avec système de classement
  • Questions/Réponses: possibilité de poser des questions affichées sur écran géant après modération
  • Votes & sondages: possibilité pour les speakers d'appuyer leurs propos sur les résultats
  • Tag Cloud: affichage de mots clés en fonction de la fréquence de saisie sur une thématique
La mise en place de ces outils Registration & Live a permis à l'équipe organisatrice d'optimiser la gestion du séminaire en amont et de faire émerger des idées via l'engagement des participants. La souplesse des solutions mises en place a permis aux organisateurs d'être autonomes sur l'édition de contenus et de bénéficier d'outils de pointe aux coûts allégés puisque les modules d'interactivité du logiciel Live ont été développés sur la même web application que le site web issue de la plateforme Registration.
L'équipe d'Applidget était présente en support technique lors de l'événement afin d'administrer les modules d'interactivité et de former les personnes en charge de la modération. La mise à disposition et la maintenance d'un parc d'iPads a également été déployée par Applidget sur les 3 jours du séminaire.

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